Aviso de Privacidad de Klientia

1. Quién es responsable de tus datos

Klientia es un producto de Nextgen SAS ("Klientia", "nosotros"), identificada con NIT 901.804.044-3 y domicilio en Cra 12 #20a-121, Funza, Cundinamarca, Colombia, que opera la plataforma disponible en https://www.klientia.app y https://app.klientia.app.

Para preguntas sobre privacidad y datos personales, escríbenos a info@klientia.app.

2. Dos roles distintos: comerciante y clientes finales

Es importante distinguir dos categorías de datos que Klientia procesa, porque el rol legal de Klientia es diferente en cada caso:

2.1 Datos de tu cuenta (tú, el comerciante)

Cuando te registras y usas Klientia, Klientia es el Responsable (Controlador) de los datos de tu cuenta: decide para qué se usan y cómo se protegen.

Qué recopilamos de ti:

• Datos de registro: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada), nombre de tu negocio, país.
• Datos de facturación: los procesa Paddle como Merchant of Record; Klientia recibe solo una referencia de pago, plan contratado y estado de la suscripción — no recibimos ni almacenamos los datos completos de tu tarjeta.
• Datos de configuración de tu negocio: catálogo de productos (propio o sincronizado desde Shopify), horarios de atención, plantillas de mensajes, integraciones que actives (MercadoPago, Shopify, número de WhatsApp).
• Datos de uso de la plataforma: registros de acceso, acciones dentro del panel, métricas de desempeño de tu vendedor con IA.
• Comunicaciones de soporte que nos envíes.

2.2 Datos de tus clientes finales (las personas que te escriben por WhatsApp)

Cuando un comprador chatea con tu negocio a través de Klientia, tú (el comerciante) eres el Responsable (Controlador) de los datos de esa persona, y Klientia actúa como Encargado (Procesador): tratamos esos datos únicamente para prestarte el Servicio, siguiendo tus instrucciones (por ejemplo, responder, agendar una cita o registrar un pedido), y no los usamos para fines propios distintos a operar y mejorar la plataforma de forma agregada.

Qué se procesa de tus clientes finales:

• Número de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de los mensajes de la conversación (texto, y en algunos casos audio/imágenes según el canal habilitado).
• Datos del pedido o cita: productos, dirección de entrega (si aplica a envíos contra entrega), fecha y hora de la cita, método de pago elegido.
• Metadatos de la conversación: fecha, hora, estado (respondida, agendada, cerrada, con intervención humana).

Como comerciante, es tu responsabilidad informar a tus clientes finales sobre el tratamiento de sus datos (por ejemplo, en tu propia política de privacidad) y contar con una base legal válida para que Klientia procese esa información en tu nombre.

3. Para qué usamos los datos

• Prestar el Servicio: responder mensajes, agendar citas, procesar pedidos, gestionar el monedero y las suscripciones.
• Generar respuestas automáticas mediante inteligencia artificial (los mensajes de la conversación se envían a nuestro proveedor de IA para generar la respuesta; ver sección 4).
• Facturar y cobrar suscripciones y recargas de monedero (a través de Paddle).
• Enviar notificaciones operativas por correo (por ejemplo, confirmaciones, alertas de saldo bajo, avisos de facturación).
• Dar soporte técnico y atender solicitudes.
• Mejorar el Servicio de forma agregada y anonimizada (por ejemplo, entender qué tipos de respuesta funcionan mejor), sin identificar a personas específicas cuando sea posible.
• Prevenir fraude y proteger la seguridad de la plataforma.

4. Con quién compartimos los datos (terceros y proveedores)

Klientia usa proveedores externos especializados para operar el Servicio. Cada uno procesa solo los datos necesarios para su función:

No vendemos tus datos ni los de tus clientes finales a terceros con fines publicitarios. Compartimos información solo cuando es necesaria para operar el Servicio, cuando la ley lo exige, o con tu consentimiento explícito.

5. Aislamiento de datos entre comerciantes (multi-tenant)

Klientia opera con una arquitectura donde cada comerciante es una "organización" con sus datos lógicamente aislados de los de otras organizaciones. Ningún comerciante puede ver los datos, conversaciones o clientes de otro comerciante.

6. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos de tu cuenta y de tus conversaciones mientras tu cuenta esté activa y por el período adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables o de resolución de disputas. Si cancelas tu cuenta, puedes solicitar la eliminación de tus datos conforme a la sección 7, sujeto a las excepciones legales que nos obliguen a conservar cierta información (por ejemplo, registros de facturación).

7. Tus derechos

Dependiendo de tu país de residencia, puedes tener derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre ti.
• Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Eliminar tus datos ("derecho al olvido"), sujeto a obligaciones legales de conservación.
• Oponerte o limitar ciertos tratamientos.
• Portabilidad: solicitar tus datos en un formato estructurado.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en él.

Para ejercer estos derechos, escríbenos a info@klientia.app. Responderemos dentro del plazo que exija la ley aplicable en tu país.

Si eres un cliente final de un comerciante que usa Klientia y quieres ejercer estos derechos, te recomendamos contactar directamente al comerciante (la tienda con la que hablaste por WhatsApp), ya que es el Responsable de tus datos; Klientia colaborará con el comerciante para atender tu solicitud como Encargado del tratamiento.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, incluyendo cifrado de contraseñas, control de acceso por organización, y comunicación cifrada (HTTPS). Ningún sistema es 100% infalible; si detectamos un incidente de seguridad que afecte tus datos, te notificaremos conforme a la ley aplicable.

9. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, Paddle, OpenAI) pueden procesar datos fuera de tu país o región. En esos casos, nos apoyamos en los mecanismos de transferencia y garantías contractuales que dichos proveedores ofrecen (por ejemplo, cláusulas contractuales estándar), conforme a la normativa aplicable.

10. Menores de edad

El Servicio está dirigido a comerciantes y sus operaciones de negocio, no a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de menores para la creación de cuentas de comerciante.

11. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este Aviso de Privacidad ocasionalmente. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con su fecha de actualización. Si el cambio es significativo, te avisaremos por correo o dentro de la plataforma.

12. Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a info@klientia.app.